Jakarta (ANTARA) - Ponsel sudah menjadi bagian dari aktivitas sehari-hari, termasuk ketika bekerja. Perangkat ini membantu seseorang berkomunikasi, memeriksa jadwal, mencatat informasi, hingga mengakses dokumen pekerjaan. Namun, penggunaannya perlu diperhatikan, terutama ketika sedang mengikuti rapat atau pertemuan formal.
Tidak jarang ditemukan peserta rapat yang sibuk memeriksa notifikasi, membalas pesan, atau membuka media sosial ketika orang lain sedang menyampaikan pendapat. Meski terlihat sepele, kebiasaan tersebut dapat dianggap sebagai bentuk kurangnya perhatian dan penghargaan terhadap peserta lain.
Sebuah penelitian yang diterbitkan dalam jurnal Mobile Media & Communication pada 2020 oleh peneliti dari University of Kansas menemukan bahwa penggunaan ponsel saat rapat dapat memengaruhi kesan orang lain terhadap profesionalisme seseorang.
Karena itu, memahami etika menggunakan ponsel saat pertemuan formal menjadi bagian penting dalam menjaga sikap profesional. Berikut beberapa hal yang perlu diperhatikan.
1. Aktifkan mode senyap sebelum rapat dimulai
Hal pertama yang perlu dilakukan adalah mengubah pengaturan ponsel ke mode senyap atau silent mode sebelum memasuki ruang rapat.
Suara dering, notifikasi pesan, atau alarm yang tiba-tiba berbunyi dapat mengganggu konsentrasi peserta lain. Bahkan, getaran ponsel yang diletakkan di atas meja terkadang cukup mengganggu suasana pertemuan.
Jika memungkinkan, aktifkan juga fitur do not disturb agar notifikasi tidak muncul selama rapat berlangsung.
2. Hindari membuka media sosial
Membuka Instagram, TikTok, atau aplikasi hiburan lainnya ketika rapat berlangsung merupakan kebiasaan yang sebaiknya dihindari.
Selain mengurangi konsentrasi, tindakan tersebut dapat memberikan kesan bahwa seseorang tidak tertarik dengan pembahasan yang sedang berlangsung.
Jika tidak ada kepentingan pekerjaan yang membutuhkan ponsel, sebaiknya simpan perangkat di dalam tas atau saku.
3. Jangan membalas pesan yang tidak mendesak
Pesan dari teman, keluarga, maupun grup percakapan pribadi sebaiknya tidak langsung dibalas ketika sedang mengikuti pertemuan formal.
Tunggu hingga rapat selesai atau gunakan waktu istirahat untuk memeriksa pesan tersebut. Jika memang ada urusan penting, pertimbangkan untuk meminta izin sebelum meninggalkan ruangan.
4. Gunakan ponsel hanya untuk keperluan rapat
Penggunaan ponsel sebenarnya tidak selalu dilarang selama rapat. Perangkat tersebut dapat membantu peserta membuka materi presentasi, memeriksa data, membaca dokumen, atau mencatat poin penting.
Namun, pastikan aktivitas yang dilakukan memang berkaitan dengan pembahasan. Hindari membuka aplikasi lain yang tidak memiliki hubungan dengan agenda pertemuan.
5. Hindari meletakkan ponsel di atas meja jika tidak diperlukan
Meletakkan ponsel di atas meja dengan layar menghadap ke atas dapat membuat seseorang terus tergoda untuk memeriksa notifikasi yang muncul.
Selain itu, perhatian peserta lain juga bisa teralihkan ketika layar ponsel terus menyala.
Jika tidak digunakan untuk keperluan rapat, simpan ponsel di dalam tas atau saku agar perhatian tetap tertuju pada pembicaraan.
6. Minta izin jika harus menerima panggilan penting
Ada kalanya seseorang menerima panggilan mendadak yang benar-benar penting, misalnya berkaitan dengan keluarga atau urusan pekerjaan mendesak.
Jika situasi tersebut terjadi, sampaikan permohonan izin kepada pemimpin rapat atau peserta lainnya. Setelah itu, keluarlah dari ruangan untuk menerima panggilan di tempat yang tidak mengganggu jalannya pertemuan.
Usahakan percakapan berlangsung singkat dan segera kembali setelah urusan selesai.
7. Jangan merekam atau memotret tanpa izin
Mengambil foto, merekam suara, atau membuat video selama rapat juga perlu memperhatikan persetujuan peserta lainnya.
Tidak semua pertemuan memperbolehkan dokumentasi, terutama jika membahas informasi internal, data perusahaan, atau hal-hal yang bersifat rahasia.
Karena itu, tanyakan terlebih dahulu kepada penyelenggara sebelum mengambil gambar atau merekam jalannya diskusi.
8. Hindari menggunakan ponsel ketika orang lain berbicara
Ketika atasan, klien, atau rekan kerja sedang menyampaikan pendapat, berikan perhatian penuh kepada pembicara.
Menggunakan ponsel sambil mendengarkan dapat memberikan kesan bahwa seseorang tidak menghargai lawan bicara. Jika ingin mencatat informasi, gunakan aplikasi catatan atau perangkat lain yang memang mendukung kegiatan tersebut.
Pentingnya menjaga etika menggunakan ponsel
Menggunakan ponsel saat rapat bukanlah sesuatu yang sepenuhnya dilarang. Hal terpenting adalah memahami kapan perangkat tersebut dibutuhkan dan kapan sebaiknya disimpan.
Dengan membatasi penggunaan ponsel, seseorang dapat lebih fokus mengikuti pembahasan, menghargai peserta lain, dan menjaga suasana pertemuan tetap kondusif.
Pada akhirnya, etika menggunakan ponsel merupakan bagian dari profesionalisme. Kebiasaan sederhana seperti mengaktifkan mode senyap, tidak bermain media sosial, dan meminta izin ketika harus menerima panggilan dapat memberikan kesan positif di lingkungan kerja.